Det slarvas med vilka dokumentformat som användes på hämtbara filer och filer som skickas med mejl.
Ofta användes format som *.doc, *.xls, *.docx, *.xlsx o.s.v.
Använder man ett av dessa format så ska man vara fullständigt övertygad om att mottagaren har de nödvändiga verktygen (programen).
Det finns bara ett skäl till att använda dessa format det är att mottagaren ska kunna redigera dokumentet.
Om inte detta är fallet så bör inte dessa format användas.
Ska dokumentet bara kunna läsas av mottagaren så använd *.pdf.
Detta format har stora fördelar, dokumentets utseende bibehålls oberoende på var det läses.
Det går också att specificera hur dokumentet öppnas, om det går att kopiera text o.s.v.
Formatet kräver förståss en läsare. Det finns ett antal gratis läsare för alla platformar.
Datorer, surfplattor och smarta telefoner. Den vanligaste läsaren är Adobe Reader.
Det är inga problem att skapa filer i detta format, ofta ingår möjligheten att spara som pdf i de olika Officepaket som finns.
Finns det inte där så finns det gratisprogram att ladda hem till din dator.